Kanban es un método de gestión de trabajo que busca mejorar la eficiencia en los procesos. Se originó en Japón, en el sistema de producción de Toyota, como una forma de controlar el flujo de trabajo en las líneas de ensamblaje. Con el tiempo, se ha adaptado a distintos sectores, desde el desarrollo de software hasta servicios administrativos.

Método Kanban

Kanban significa “tarjeta visual” en japonés. El método se basa en visualizar el trabajo y limitar la cantidad de tareas en curso, con el objetivo de identificar cuellos de botella y mejorar el rendimiento del equipo.

Kanban no requiere una transformación radical en la forma en que se trabaja. Puede aplicarse sobre un sistema ya existente y mejorarlo de manera progresiva. Esto lo hace flexible y adaptable.

Características principales

• Visualización del trabajo:
  Todo el trabajo pendiente, en curso y finalizado se representa en un tablero. Esto permite que todos los miembros del equipo vean en qué se está trabajando y qué está detenido.
• Límite de trabajo en curso (WIP):
  Se establece un número máximo de tareas que pueden estar en proceso al mismo tiempo. Esto ayuda a evitar la sobrecarga y mejora la calidad del trabajo.
• Flujo de trabajo continuo:
  El enfoque está en mover tareas desde el inicio hasta su finalización sin interrupciones innecesarias.
• Gestión basada en datos:
  Kanban utiliza métricas como el tiempo de ciclo (cuánto tarda una tarea desde que se empieza hasta que se termina) y el rendimiento (cantidad de tareas completadas en un periodo) para mejorar los procesos.
• Mejora continua:
  Se promueve la revisión constante del sistema para hacer ajustes que permitan trabajar mejor, no más.

Elementos clave del sistema Kanban

• Tablero Kanban:
  Es una herramienta visual que puede ser física (como una pizarra con notas adhesivas) o digital (herramientas como Trello, Jira, etc.). El tablero se divide en columnas que representan los estados del proceso (por ejemplo, “Por hacer”, “En proceso”, “Hecho”).
• Tarjetas o tickets:
  Representan las tareas. Cada tarjeta contiene información relevante: descripción, responsables, fechas, prioridades, etc.
• Columnas:
  Muestran las etapas del flujo de trabajo. Estas etapas pueden variar según el equipo o el tipo de proyecto.
• Swimlanes (opcional):
  Son filas horizontales que ayudan a clasificar las tareas por tipo, prioridad o equipo.
• Políticas explícitas:
  Se definen reglas claras para cada columna, como los criterios para mover una tarea de una etapa a otra.

Beneficios de Kanban

• Mejora la transparencia del trabajo.
• Permite identificar y eliminar cuellos de botella.
• Facilita la colaboración entre miembros del equipo.
• Se adapta fácilmente a distintos tipos de proyectos y equipos.
• Favorece la entrega continua y sostenida de valor.

Kanban es útil cuando se desea una mejora continua sin necesidad de cambiar radicalmente la estructura del equipo. Es especialmente adecuado para entornos en los que las prioridades cambian con frecuencia o donde se trabaja con solicitudes que llegan de forma impredecible. También puede utilizarse junto con otros marcos, como Scrum, adaptando sus principios sin necesidad de elegir uno u otro de forma excluyente.